Ich denke, wir kennen es alle: So viel zu tun und so wenig Zeit. Im Stress werden wichtige Dinge oft vergessen oder passen einfach nicht in den Zeitplan. Gerade als Mama gibt es soviel zu tun und managen. Irgendwie scheint es, dass wir immer alle Fäden in der Hand halten.
Wie du vielleicht weißt, manage ich einige Rollen in meinem Leben. Ich bin Mama, Ehefrau, Assistentin der Geschäftsführung, Protokollantin des Vorstands Bundesverband eMobilität und VA – kurz gesagt ich bin eine wahre Zeitmanagement und Selbstorganisations Künstlerin, denn bei all dem fühle ich Erfüllung und Freude und ich finde immer Zeit für meine täglichen Prioritäten. Mehr über mich erfährst du hier: ÜBER MICH
Es gibt 5 Basics an die ich mich bei meinem Zeitmanagement immer halte. Sie helfen mir die Kontrolle zu behalten. Im heutigen Artikel möchte ich sie dir vorstellen:
Was ist Zeitmanagement eigentlich?
Zeitmanagement, ich nenne es übrigens lieber Selbstmanagement oder Selbstorganisation ist eine Methode, um deine persönliche Effizienz und Effektivität zu steigern.
Es geht dabei darum, deine zu erledigenden Aufgaben so zu planen, dass eine realistische, effektive und effiziente Zeiteinteilung entsteht. Das Ziel ist es also, die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoll und bestmöglich zu nutzen. Einen ausführlichen Artikel dazu findest du bald auf meinem Blog und die besten Methoden werde ich ebenfalls hier auf dem Blog nach und nach vorstellen.
Zeitmanagement Methoden/ Zeitmanagement Techniken
- Eat the Frog
- Getting Things Done
- Not-To-Do-Liste
- Pomodoro Technik
- One Minute To Do List
- Pareto Prinzip
- Alpen Methode
- ABC Methode
- Parkinsonsches Gesetz
- Eisenhower Matrix
Wie du endlich schaffst, was du dir vornimmst
Vielleicht geht es dir oft so: Du machst dir einen ganz genauen Plan für den Tag oder vielleicht sogar eine To Do Liste, die du abarbeiten möchtest. Du nimmst dir so viel vor, aber am Ende des Tages hast du alles gemacht, aber nicht deine wichtigsten Aufgaben. Vielleicht hast du in aller Eile sogar einen wichtigen Termin vergessen, denn du am Morgen noch im Kopf hattest.
Notiere dir am Besten meine folgenden 7 Mama Zeitmanagement Tipps, um zukünftig eine Anleitung für dein effektives Zeitmanagement als berufstätige Mutter an der Hand zu haben.
1. Setze Prioritäten und zwar richtig
Prioritäten zu setzen ist die wichtigste Aufgabe beim Zeitmanagement und deiner Selbstorganisation. Fällt dir das schwer?
Im Sinne von: Wie kann ich meine Aufgaben in „A“, „B“ und „C“ aufteilen?
Besonders weil sich je nach vorangeschrittener Zeit und Geschehnisse ganz schnell die Prioritäten ändern können?
Bist du vielleicht eher der spontane, kreative Typ und denkst, das ist nichts für dich?
Lass mich dir sagen, auch du kannst entspannt Prioritäten setzen. Wie wäre es beispielsweise mit der Post-it Methode?
Schreibe deine wichtigsten Aufgaben jeweils auf ein Post-it und klebe diese auf deine Pinnwand, in deinen Kalender oder dein Notizbuch. Wenn sich deine Prioritäten ändern, kannst du die Merkzettel einfach umkleben.
Andere Methoden des Zeitmanagements, welche die Priorisierung erleichtern sind z.B. die ABC-Analyse oder die Eisenhower-Matrix.
2. Halte deine Aufgaben schriftlich fest
Vielleicht geht es dir auch manchmal so:
Eigentlich müsstest du dringend diese eine wichtige Aufgabe abschließen, aber kannst dich einfach nicht konzentrieren. Ständig gehen dir Gedanken über weitere Aufgaben durch den Kopf., z.B.
- Ich muss dringend den Müll rausbringen
- Die Wäsche muss gewaschen werden
- Das Kind braucht neue Schuhe
- Batterien sind leer usw.
Wie auch bei deinem Internetbrowser verlierst du den Überblick, wenn zu viele „Tasks und Fenster“ (Aufgaben in deinem Kopf) gleichzeitig geöffnet sind und das beeinflusst natürlich deine Konzentration.
Ich empfehle dir hier den sogenannten „Braindump“ was so viel heißt, wie einfach alle To Dos aus deinem Kopf aufs Papier bringen. Dies kannst du natürlich auch digital machen. Das Aufschreiben hilft dir, dein Gehirn zu entlasten, du musst nicht mehr ständig daran denken und keine Angst haben, wichtiges zu vergessen.
Besorge dir also ein Notizbuch, was in deine Tasche passt oder nutze die Notizen App deines Handys, One Note, Notion oder jedes andere Tools, das dir gefällt, um jederzeit alle Ideen, Aufgaben und Informationen festzuhalten.
Wichtig ist, dass du alle deinen Notizen an einem Ort machst und dich nicht sprichwörtlich „verzettelst“.
3. Halte deine Termine schriftlich fest
Wie auch deine Aufgaben, solltest du auch deine Termine unbedingt schriftlich festhalten.
Auch hier gilt: Nutze ein System für alle Termine, also entweder einen Papierkalender oder eine digitale Version.
Du solltest auf einen Blick wissen, was du an welchen Tagen eingeplant hast. Stelle sicher, dass alle deine Termine und geblockte Zeiten in deinem Kalender Platz finden, denke auch an Fahrtzeiten (ich arbeite hier mit Timeblocking und nutze gerne verschiedenen Farben für unterschiedliche Terminarten (privat, geschäftlich, Pflicht, Vergnügen).
Ich nutze sehr gerne den Google Kalender und lasse mich darüber auch an Termine erinnern. Um mich mit meinem Mann abzustimmen, haben wir uns einen Familienkalender angelegt in welchem alle Termine, die unseren Sohn betreffen eingetragen werden. Das hilft zumindest ein bisschen beim Mental Load.
4. Plane – aber bleibe flexibel & berücksichtige Puffer
Ein sehr wichtiges Merkmal der Planung ist, Flexibilität beizubehalten und Puffer einzuplanen.
Unser Leben ist von ständigem Wandel geprägt, es passieren unvorhergesehene Dinge und wir müssen reagieren.
Plane so, dass du zwar realisitsche Fristen hast, aber nicht in Zeitdruck/ Stress gerätst. Nutze Pufferzeiten zwischen einzelnen Terminen und Aufgaben, falls sich diese verzögern.
Merken kannst du dir, dass du nur maximal 60% deiner Zeit fest verplanen solltest, um genug Zeit zu haben auf spontane Dinge zu reagieren.
5. Salamitaktik – Breche große Projekte in Teilaufgaben
Große Aufgaben & Projekte können sehr abschreckend sein. Da ist er vor dir der große Aufgabenberg und du weißt nicht, wie du ihn
bezwingen sollst.
Mein Tipp: Schreibe dir alle dafür nötigen Teilschritte auf und plane dir dann nach und nach die einzelnen Schritte ein. Nach jedem erledigten Teilschritt hast du ein Erfolgserlebnis und das Weitermachen fällt leichter, wenn dir klar ist, was die nächsten Schritte sind.
Fazit für dich
Du siehst, gutes Zeitmanagement muss nicht schwer sein. Halte dich an die 5 Basics und du wirst die Kontrolle über deine Zeit und deine Aufgaben behalten.
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