Diese Tools erleichtern mir den Alltag im Büro und in der Selbstständigkeit
Inhaltsverzeichnis
Bessere Organisation dank Online Tools
Ich erzähle dir bestimmt nichts Neues, wenn ich behaupte, jeder Tag in der Selbstständigkeit ist anders und bringt neue Herausforderungen mit sich.
Unzählige Aufgaben müssen erledigt werden, denn oft bist du CEO, Einkäuferin, Social Media Managerin, Assistenz und noch viel mehr in einer Person.
Da ist es wirklich kein Wunder, dass du dich manchmal ziemlich gestresst fühlst.
Was dagegen hilft ist klar: eine sinnvolle Strukturierung und Priorisierung deiner Aufgaben. Dabei können verschiedene Tools sehr hilfreich sein und dir nicht nur helfen, dich besser zu organisieren, sondern auch deine Effizienz steigern.
Meine Lieblingstools stelle ich dir heute kurz vor.
Tools für mehr Effizienz
Dank der Digitalisierung gibt es eine Vielzahl an praktischen Apps und Gadgets, die dir bei den unterschiedlichsten Aufgaben helfen können.
Hier sind einige Beispiele, in welchen Bereichen dir die modernen Tools helfen können:
Planung
Projektarbeit
Zeiterfassung
Buchhaltung
Organisation
Texterstellung
Tools, um Dokumente online zu teilen
Die wohl bekanntesten Lösung, die ich auch gerne nutze, sind wahrscheinlich Google Docs, Dropbox, Wetransfer und der Shared Drive von Microsoft Teams.
Google Docs ermöglicht dir Dokumente mit anderen Nutzern zu teilen und sogar zeitgleich gemeinsam daran zu arbeiten. Du kannst beispielsweise deine Entwürfe mit anderen teilen. Diese Personen können die Entwürfe dann kommentieren und korrigieren. Darüber hinaus liefert Google Docs viele Vorlagen. Überhaupt kannst du deinen Google Account für sehr viele Aufgaben nutzen, darüber schreibe ich in einem zukünftigen Artikel.
Dropbox und Wetransfer bieten sich besonders dann an, wenn du große Dateien wie zum Beispiel Präsentationen oder Bilder mit anderen Mitarbeitern und Kollegen teilen willst.
Freigegebene Dateien, Webverknüpfungen und Inhalte können je nach Anbieter gespeichert, organisiert und sicher versendet werden.
Tools, für die Kommunikation
Als reine Chat-App bietet sich zum Beispiel Slack an. Ich nutze die App, die auch als Desktop Anwendung verfügbar ist, gerne mit meinen Kundinnen. Sie ist kostenlos und einfach zu bedienen. Für die Kommunikation mit unterschiedlichen Personen/ Kunden können mehrere Kanäle eingerichtet werden.
In einer Microsoft Office Umgebung bietet sich natürlich die Nutzung des Microsoft Teams Chats an.
Für Videokonferenzen nutze ich überwiegend Zoom und Microsoft Teams. Hier bespreche ich mich gerne mit meinen Kundinnen, lerne sie kennen oder wir trinken einen virtuellen Kaffee gemeinsam.
Tools, für ein besseres Zeitmanagement
Wenn du generell Probleme hast einzuschätzen, wie viel Zeit du für gewisse Aufgaben benötigst, empfehle ich Toogl oder die Focus To Do App. Mit Toogl kannst du deine Zeit erfassen und auswerten (ich nutze Toogl um meine Arbeitszeitenübersicht transparent für meine Kundinnen zu erfassen. Focus To Do ist angelehnt an die Pomodoro Technik (hier findest du meinen Blog Artikel dazu) und hilft dir in Zeitblöcken Aufgaben abzuarbeiten.
Eine Sache, die viel Zeit in Anspruch nehmen kann, ist die Terminvereinbarung und -verwaltung. Bietest du beispielsweise Kennenlern- oder Strategie-Gespräche an, kann ich dir Calendly ans Herz legen. Hierüber können deine Kunden selbstständig Termine entsprechend deiner Verfügbarkeiten buchen und wenn du Calendly mit deinem Google Kalender verknüpfst, werden die Termine direkt in deinem Kalender gespeichert.
Als Kalender nutze ich am liebsten den Outlook und einen Google Kalender. Die Outlook Integration nutze ich für mein Angestellten Position und meinen Google Kalender für mein Privatleben und die virtuelle Assistenz. Damit bin ich optimal organisiert und meine verschiedenen Lebensbereiche sind professionell getrennt.
Tools, zur Strukturierung von Aufgaben im Büroalltag
Das du wahrscheinlich eine Vielzahl von Aufgaben unter einen Hut bekommen musst, haben wir ja bereits festgestellt. Das du dabei Struktur benötigst, um den Überblick nicht zu verlieren auch.
Es gibt eine Vielzahl an Tools, ein paar davon stelle ich dir heute vor.
Microsoft to do (früher Wunderlist) ist ein kostenfreies Planungstool, mit dem persönliche Aufgaben übersichtlich angelegt und verwaltet werden können. Du hast die Möglichkeit, Inhalte zu teilen, Aufgaben und Unteraufgaben zu erstellen und diese zu synchronisieren. So behältst du den Überblick über alle Aufgaben und Unter-Aufgaben. Mit dem Tagesplaner kannst du dir deine täglichen Aufgaben anzeigen lassen und natürlich gibt es die Möglichkeit, Fristen festzulegen und eine Benachrichtigungsfunktion einzurichten. Die Erinnerungsfunktion sorgt dafür, dass keine Aufgabe unerledigt bleibt.
Trello ist visuell konzipiert und hilft bei der Verwaltung und Organisation von Projekten. Wenn du also gerne Aufgaben abarbeitest und auf einem Kaban Board aufgelistet siehst, ist dies das Tool deiner Wahl.
Ich nutze Trello gerne mit meinen Kundinnen, da es viele tolle Features beinhaltet und kostenfrei nutzbar ist. Trello lässt sich als Todo-Liste mit Priorisierung auf Wichtigkeit und Dringlichkeit genauso nutzen, wie für die Ziel- oder Jahresplanung.
Durch die grafische Gestaltung siehst du auf einen Blick alle benötigten Informationen. Die Karten können als Termine, Ideensammlung, als Tasks und mehr festgelegt und mit den unterschiedlichsten Inhalten wie Deadlines, Texten und Kommentaren bestückt werden.
Am besten lässt sich das Tool in kleineren Projekt-Teams nutzen. Interaktive Boards und Karten zeigen den Projektfortschritt an. Darüber hinaus helfen sie allen Teammitgliedern den Status quo zu verstehen. Ein weiterer Pluspunkt: Alle Informationen können auf mobilen Endgeräten synchronisiert werden.
Click-up ist eine professionelle Produktivitätsplattform mit zahlreichen Funktionen für ein professionelles Projektmanagement. Es beinhaltet mehr als hundert Funktionen für jeden Unternehmenstyp. Einige davon sind:
- Dashboards
- Notizblock
- Ziele und Ziele
Notion kann man als Mischung aus Evernote & Trello bezeichnen. In Notion gibt es vielfältige Möglichkeiten, Notizen zu erfassen, zu planen und Dinge zu sammeln. Es ist wie Trello visuell konzipiert und lädt mit vielen Spielereien zu einer individuellen Gestaltung ein. Ich liebe es ja, wenn meine Aufgaben auch noch schön gestaltet sind.
Microsoft Planner und Meistertask: Mit Microsoft Planner können Teams gemeinsam Projekte organisieren. Hilfreich: Dieses Tool lässt sich mit anderen Microsoft-Produkten verknüpfen. Ähnlich funktioniert auch Meistertask, bei dem Projekte ebenfalls mit Boards (Karten) angelegt werden.
Virtuelle Notizbücher
Ich liebe mein virtuelles Notizbuch One Note auf dem PC. Es ist viel mehr als nur ein Notizbuch und ich nutze es auch gerne zur Aufgabenplanung, als Dokumenten- und Linksammlung und vielem mehr.
Für das richtige Notizbuch-Feeling nutze ich die App Goodnotes auf meinem Ipad. In Goodnotes schreibt man wie in einem richtigen Notizbuch mithilfe des Apple Pens, kann jedoch auch Elemente wie Bilder Links, Videos und mehr, sowie getippten Text hinzufügen.
Tools, für mehr Sicherheit im Büroalltag
Bei den zahlreichen Anwendungen, die wir nutzen, ist eine Merkhilfe bitter nötig, besonders wenn du die vorgegebenen sicheren Passwörter benutzt. Moderne Browser verfügen zwar meistens über einen Passwort-Manager, gelten jedoch nicht unbedingt als sicher. Dazu kommt, dass wir auch per Handy oder Tablet auf Programme zugreifen möchten.
Meine Gedächtnisstütze ist deshalb LastPass: LastPass ist ein kostenloses Add-on, das Ihre Online-Passwörter über den Browser sicher verstaut. Es verwaltet und verschlüsselt jedes eingegebene Wort. Dazu musst du dir lediglich ein Masterpasswort ausdenken und ein Konto einrichten (die Mobile App ist sogar mit deinem Fingerabdruck nutzbar). In der Grundversion ist LastPass kostenlos.
Tools, zur Überprüfung der Rechtschreibung
Wer kennt es nicht. Für Texte, die man selbst erstellt, wird man oft „Fehlerblind“ jedoch ist eine korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung unabdingbar für einen professionellen Auftritt.
Um hier Abhilfe zu schaffen, ist nicht nur die integrierte Rechtschreibprüfung von Microsoft, sondern auch viele andere Anwendungen hilfreich.
Duden Mentor: Dudenmentor gibt es als kostenlose (Basisausgabe) sowie als kostenpflichtige Version. Das Tool überprüft Wörter, Sätze und ganze Texte auf Richtigkeit und zeigt bei Fehlern die korrekte Schreibweise an. Auch die Grammatik und Zeichensetzung wird überprüft.
Language Tool: Das kostenlose Tool überprüft kleinere Texte, Sätze und Wörter auf Grammatik, Interpunktion und Rechtschreibung. Language Tool unterstützt 20 Sprachen.
Zusammenfassung
Eine gute Organisation sorgt für reibungslose Abläufe deines Arbeitstages in der Selbstständigkeit. Wie du siehst, gibt es eine ganze Reihe an praktischen Tools für nahezu alle Bereiche, die dafür sorgen, dass du deine Aufgaben noch produktiver und effizienter angehen kannst. Dadurch wird dir unnötiger Stress erspart.
Du benötigst noch mehr Unterstützung, um deine Aufgaben in den Griff zu bekommen?
Dann schreib mir gerne an kontakt@jenniferdrechsler-va.de oder vereinbare ein Kennenlern-Gespräch mit mir und wir besprechen, wie ich dir helfen kann.
