Was ist virtuelle Assistenz? 

Der Begriff

Der Begriff virtuelle Assistenz (VA) stammt ursprünglich aus Amerika. Dort sind VAs schon lange etabliert und jedem bekannt.

Mir persönlich ist die virtuelle Assistenz das erste Mal im Sommer 2020 begegnet. Ich war gerade auf Jobsuche (mehr Infos dazu hier) und direkt begeistert vom Konzept des orts- und zeitunabhängigen Arbeitens in einem breiten Themengebiet.

Da der Begriff hier jedoch immer noch vielen unbekannt ist, und ein Großteil der Menschen damit digitale Assistenten wie Siri, Alexa oder Google verbinden, stelle ich in meinem heutigen Artikel das Konzept der virtuellen Assistenz und des Onlinearbeitens näher vor.

Was zeichnet die virtuelle Assistenz aus?

Viele denken beim online Arbeiten an die typischen Influencer oder digitale Nomaden, die durch die Welt reisen und ihr Geld mit dem Verkauf von Produkten über das Internet verdienen.

Falsch gedacht: Zwar können virtuelle Assistenzen auch digitale Nomaden sein, jedoch sagt das nichts über die Leistungen einer virtuellen Assistenz aus.

Gerade durch die weltweite Corona-Pandemie der letzten zwei Jahre ist die Arbeitswelt in einem extremen Wandel:

Das digitale Arbeiten im Homeoffice ist plötzlich für viele zur Realität geworden und New Work hat in den Unternehmen Einzug gehalten. Die virtuelle Assistenz ist dabei wie die persönliche Assistenz – nur online.

Das bedeutet konkret, dass die Zusammenarbeit völlig unabhängig von Ort und Zeit stattfindet. Es ist also egal, ob der Kunde in Frankfurt sitzt und die virtuelle Assistenz im Ausland – Hauptsache, das Internet funktioniert.

Gerade (Solo-)Selbstständige und Kleinunternehmer mit wenigen Angestellten haben oft mehr Arbeit, als sie alleine bewältigen können.

VAs unterstützen sie, indem sie ihnen Aufgaben abzunehmen, die sie von ihrem Kerngeschäft abhalten. Für eine entspannte Selbstständigkeit.

Das Merkmal, was alle VAs dabei verbindet, ist die Selbstständigkeit.

Während Texter und Künstler als Freiberufler arbeiten, müssen VAs ein normales Gewerbe anmelden.

Welche Leistungen bietet eine virtuelle Assistenz an?

Die Tätigkeiten einer virtuellen Assistenz sind sehr vielfältig.

Dazu können einfache Aufgaben ohne Vorkenntnisse wie Recherchetätigkeiten oder Termin- und Reiseplanung gehören, jedoch auch fortgeschrittenen Tätigkeiten wie Webseitenerstellung oder Pflege. Auch für Übersetzungen oder das Schreiben von Blogartikeln werden oft helfende Hände gesucht.

Aufgaben aus den folgenden Tätigkeitsfeldern können von VAs abgedeckt werden.

Es gibt für jede Tätigkeit eine VA. Manche bieten mehrere Leistungen an, andere wiederum haben sich auf einzelne Tätigkeiten spezialisiert.

Backoffice & Sekretariat

• Unterstützung bei den typischen Zeitfressern wie Recherche, Schreiben von Angeboten, Rechnungen und anderen Dokumenten, Terminorganisation und Kalendermanagement, Transkription, Lektorat, Textkorrekturen uvm.
• Unterstützung beim Datenmanagement wie Datenrecherche und -pflege für Dokumente, Datenbanken, Online Shops, Blogs oder Webseiten
• Unterstützung im Personalmanagement/ HR
• Unterstützung in allen Prozessen wie Recruiting und Bewerbermanagement, Zeugniserstellung und mehr
• Unterstützung im Kundenmanagement wie Administration und Support, telefonischer oder schriftlicher Kundenkontakt
• Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung wie Belegmanagement, Zuordnung von Vor-Kontierung von Vorgängen, Abgleich von Zahlungen
• Übersetzungen

Marketing

Social Media Management

• Erstellung von Postings, Community Management
• Online Marketing
• Erstellung und Überwachung von Online-Werbekampagnen auf Facebook, Instagram, Google & Co.

Content Management

• Beispielsweise Newsletter-Management
• Unterstützung bei der Außenkommunikation: Erstellung eines Redaktionsplans und Blogerstellung inkl. Artikeln und Veröffentlichungen, Webseitentexte, Texte für Broschüren oder Präsentationen
• Erstellung und Anpassung von Präsentationen
• Unterstützung bei der Suchmaschinenoptimierung

Vertrieb

• Unterstützung bei Vertriebsaktivitäten
• Tele Sales und Tele Marketing
• Vertriebsinnendienst
• Telefonische Beratung und Verkauf

Design

• Grafikerstellung und Bildbearbeitung z.B. Logoerstellung oder Werbebanner, Bilder und Grafiken für Social Media
• Unterstützung im Webdesign; beispielsweise bei der Webseiten Erstellung, Design eines Blogs oder Online-Shops
• Erstellung und Produktion von Marketingunterlagen samt Druckauftrag z. B. Flyer, Visitenkarten, Broschüren

Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

Da bei der Zusammenarbeit mit einer VA keine Abstimmungen vor Ort stattfinden muss, erfolgt diese unkompliziert digital via E-Mail, Skype, Zoom, Microsoft Teams oder Slack.

Dokumente werden über moderne Speichermedien wie Dropbox oder Google Drive ausgetauscht und für das Projektmanagement gibt es diverse Tools, die die Zusammenarbeit erleichtern und helfen, Projekte zu strukturieren

Folgende Tools kommen hierfür infrage und ich werde einige davon in Zukunft hier auf dem Blog näher vorstellen:

Trello, Evernote, ClickUp, Microsoft OneNote, Microsoft ToDo, Asana

Welche Vorteile hat die Arbeit mit einer virtuellen Assistenz für dich als Selbstständige?

Eine virtuelle Assistenz hat für dich als Selbstständige einige Vorteile entgegen einer Festanstellung:

Mehr Zeit für das Wesentliche, dein Kernbusiness

Eine VA übernimmt Zeitfresser Aufgaben und verhilft dir dadurch zu mehr Lebenszeit. So bist du in der Lage, an der Weiterentwicklung deines Business zu arbeiten, die gewonnene Zeit für deine Familie oder dich selbst zu nutzen.

Flexibilität

Eine VA wird nur nach der tatsächlich geleisteten Arbeit entlohnt und kann flexibel kurz- oder langfristig gebucht werden, wenn Bedarf besteht.

Kostenersparnis & Kostenkontrolle

Eine VA ist selbstständig und arbeitet von zu Hause aus. Sie benutzt ihre eigene Hard- und Software. Es muss also weder ein Arbeitsplatz noch Arbeitsmaterial zur Verfügung gestellt werden. Auch monatliche Lohnnebenkosten und bezahlte Krankheits- und Urlaubstage entfallen und der Verwaltungsaufwand ist gering.

Durch genaue Absprachen wird der Kostenrahmen im Vorfeld festgelegt, sodass hier keine unangenehmen Überraschungen und eine Kostenerhöhung drohen.

Was kostet eine virtuelle Assistenz?

Eine wichtige Frage, zu der es keine pauschale Antwort gibt, da sich die Kosten je nach Aufgabengebiet und Kenntnisstand sehr stark unterscheiden und es darauf ankommt, was du suchst.

Der Stundensatz kann bei großen Agenturen im kleineren zweistelligen Bereich liegen. Hier ist die Zusammenarbeit meist etwas unpersönlicher und kurzfristiger möglich.

Dabei ist wichtig zu beachten, dass die meisten VAs Selbstständige sind und anders als Angestellte die Beiträge für die Sozialversicherung und Co selbst tragen müssen. Leisten können sich VAs die Zusammenarbeit mit diesen Portalen oft nur, weil sie sich im kostengünstigeren Ausland befinden.

Den Portalen gegenüber stehen VAs, welche einzeln auftreten und du findest sie in jedem Preissegment.

Es sollte jedoch jedem klar sein, dass Stundenlöhne von unter 40 € für in Deutschland lebende VAs finanziell nicht tragfähig sind.

Breit aufgestellte virtuelle Assistenzen sind oft etwas günstiger als Spezialisten und beratende Tätigkeiten teurere als Ausführende.

Dazu kommen der Umfang und die Dauer der Zusammenarbeit. Für eine längerfristige Zusammenarbeit bietet sich eine kostengünstigere Abrechnung über einen Paketpreis an.