Pareto-Prinzip: So einfach funktioniert die 80-20-Regel

Wenn es um Zeitmanagement oder Produktivität geht, fällt früher oder später der Begriff Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80-20-Regel. Sie besagt, dass wir oft mit nur 20 Prozent Einsatz 80 Prozent des angepeilten Ergebnisses erreichen.

Klingt zu schön um wahr zu sein, oder?

Das ist es auch – zumindest wenn du das Prinzip als Ausrede dafür nutzt, mittelmäßig zu arbeiten. Aber es geht auch anders. In meinem Artikel stelle ich dir das Prinzip vor und danach kannst du selbst entscheiden, ob du es für dich nutzen möchtest. 

Das Pareto-Prinzip – so funktioniert es

Geschichte

Seinen Ursprung hat das Pareto-Prinzip bei dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto, der dem Konzept auch seinen Namen gab. Er untersuchte um 1906 die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand dabei heraus, dass rund vier Fünftel des Vermögens, also 80 Prozent, bei rund einem Fünftel (20 Prozent) der italienischen Familien konzentriert war. Daraus schloss er, dass die Banken sich doch lieber um diese 20 Prozent Reichen kümmern sollten, weil damit deutlich effizienter und auch mehr Profit zu machen sei, was ihm allerdings Kritik von den anderen 80 Prozent der Bevölkerung bescherte. Aber darauf möchte ich heut nicht eingehen …

Beispiele

Das Pareto-Prinzip, auch „Pareto-Effekt“ oder „80/20-Regel“ genannt, wurde zum Schlagwort und Symbol für Ungleichverteilung von Mitteleinsatz und Ertrag und wird seitdem auf viele Bereiche übertragen:

Beispiel Produktivität: Bei richtiger Priorisierung lassen sich schon mit nur 20 Prozent aller Bemühungen häufig schon 80 Prozent der Arbeit erledigen.

Beispiel Zeitmanagement: Mit 20 Prozent der (richtig!) eingesetzten Zeit lassen sich 80 Prozent der Aufgaben erledigen. Gerade der letzte Punkt – also der Bezug zu Zeitmanagement, Selbstmanagement, Organisation und Produktivität – hat dem Pareto-Prinzip in der Vergangenheit große Popularität verschafft. 

Beispiel: Freunde/ Familie: Mit einem kleinen Anteil verbringst du wahrscheinlich die meiste Zeit

Beispiel Ernährung: 80 % gesund, 20 % ungesund

Prinzip

Wenn du die letzten beiden Punkte aufmerksam gelesen hast, wirst du festgestellt haben, dass das Pareto-Prinzip die Beziehung zwischen Aufwand und Ergebnis bzw. zwischen Einsatz und Ertrag darstellt.

Das heißt, dass 80 % der Wirkung durch 20 % der beteiligten Faktoren erreicht werden können oder anders formuliert: 20 Prozent des Aufwands sind für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich(80/20 Regel). Daraus ergibt sich wiederum, dass die verbleibenden 20% der Ergebnisse 80% des Aufwands benötigen.

Ich rate dir das Pareto-Prinzip zu berücksichtigen sobald die Ursachen einer Wirkung messbar sind. Denk doch einmal über deine Prozesse nach und welchen Einsatz sie benötigen. Ich wette mit dir, hier gibt es noch Optimierungsbedarf.

Das Pareto-Prinzip im Zeitmanagment – ein Geheimnis für schnellere Ergebnisse?

Das 80/20-Prinzip lässt sich wunderbar in den verschiedensten Bereichen anwenden – egal, ob im Privatleben oder im Beruf! Die Pareto-Regel ist eine Zeitmanagement Methode, mit welcher du deinen Mittel (Zeit)Einsatz optimieren kannst.

Prioritäten setzen – Ich kann es nicht oft genug erwähnen

Wir haben schon festgehalten, dass laut Pareto Prinzip 80 % der Ergebnisse durch 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden (bzw. 20 % der Zeit). Bei mehreren gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben ist es also wichtig, eine Prioritätenliste zu erstellen, um sicherzustellen, dass die meiste Arbeit auch den wichtigsten Aufgaben zukommt.

Anders formuliert: Konzentriere dich auf das Wesentliche. 

Finde heraus, welche Aufgaben dich deinem (langfristigen/großen) Ziel wirklich näher bringen. Schau dir alle Teilaufgaben genau an und du wirst wahrscheinlich schon auf den ersten Blick sehen, was tatsächlich wichtig ist.

Bündel deinen Einsatz

Oft wird der Fehler begangen, auf allen Hochzeiten gleichzeitig tanzen zu wollen frei nach dem Motto: „Viel hilft viel.“ Das Pareto-Prinzip zeigt, dass genau dieser Ansatz falsch ist. Konzentriere deinen Aufwand auf das wirklich Wichtige, statt alles auf einmal erledigen zu wollen. So kommst du voran, statt alles nur ein bisschen zu tun.

Ein Beispiel von mir:

Gerade letzte Woche habe ich mich darauf konzentriert, meinen Newsletter und das damit verbunden Workbook aufzusetzen. Ich hätte mich dabei stundenlang mit dem Design beschäftigen können (da ich es einfach liebe mich damit zu verkünsteln). Als Mama, die jedoch in Teilzeit angestellt ist, einen Nebenjob hat und ein Nebengewerbe mit Herzenskundinnen, fehlt mir schlicht die Zeit dazu. Deshalb habe ich mir vorher die Frage gestellt, auf was es mir wirklich ankommt und welche Aufgaben zu diesem Zeitpunkt Priorität haben.

Ich denke, wir sind uns einig, dass es primär auf die Inhalte ankommt und mein Ziel sein sollte Mehrwert zu liefern und damit meine Leads zu erhöhen. Welche Bilder ich wo einfüge, ist erst einmal zweitrangig. 😉

Das kannst du auch:  Konzentriere dich auf die wichtigsten Aspekte und du wirst nach kurzer Zeit ein vorzeigbares Ergebnis haben.

In 4 Schritten das Pareto-Prinzip anwenden

1. Definiere deine 20 % & deine 80 %

Stelle dir vor, du hättest für deine Aufgaben nur 2 Stunden am Tag Zeit – Welche Aufgaben würdest du in diesem Fall erledigen?

Dir fällt es schwer, dich zu entscheiden? Wie wäre es, wenn du dir einfach einmal alle Aufgaben aufschreibst und dann im Anschluss priorisierst?

Wichtig ist, dass du dir hier bei jeder Aufgabe die folgenden Fragen stellst:

Ist diese eine Sache wirklich wichtig?

Bringt diese Sache mich näher an mein langfristiges Business-Ziel?

Macht mich diese Sache erfolgreicher oder glücklicher?

2. Plane deine Pareto Zeit
Nun geht es an die Umsetzung.

Plane zwei bis drei Zeitblöcke pro Tag, in denen du fokussiert nur an deinen wichtigen 20 %-Aufgaben arbeitest.

3. Plane deine Zeit fürs Unwichtige
Vielleicht fragst du dich jetzt, was mit den 80 % anderen Aufgaben passiert. Fallen diese einfach hinten runter? Nein, nicht unbedingt. Denn manchmal handelt es sich um Dinge, die zwar aufgeschoben werden können und nicht besonders wichtig sind, jedoch trotzdem erledigt werden müssen.

Um das Pareto-Prinzip hier vollkommen auszuschöpfen, empfehle ich dir folgenden:

Delegiere alles, was andere Menschen besser und lieber machen als du.

Erledige die Aufgaben, die du unbedingt selbst erledigen musst bestenfalls zu Randzeiten. Ich hake sie gerne kurz vor Feierabend ab.

4. Reflektiere & Optimiere
Nimm dir einmal in der Woche Zeit zum Reflektieren und Optimieren, ob du deine Ziele mit dem kleinsten nötigen Aufwand erreicht hast oder ob es noch Verbesserungspotenzial gibt.

Kritik am Pareto-Prinzip

Natürlich ist das Pareto-Prinzip nicht perfekt und es gibt ein paar Missverständnisse diesbezüglich, die du nicht ignorieren solltest:

Wir wir schon festgehalten haben, geht es beim Pareto-Prinzip und dem Zeitmanagement mit der 80/20 Regel darum, sich auf die effizienten 20 % zu konzentrieren, um deine Produktivität zu verbessen. Es bedeutet nicht, sich auf 20% auszuruhen und die anderen 80 % zu vernachlässen.
Das Pareto-Prinzip besagt lediglich, dass man mit 20 % des Aufwands 80 % erreichen kann.

Willst du 100 % erreichen, musst du auch 100 % Einsatz aufwenden.

ACHTUNG: Nicht in allen Bereichen kannst du nach dem Pareto-Prinzip agieren, denn es gibt Tätigkeiten, bei welchen immer unbedingt 100 Prozent angestrebt werden sollten, beispielsweise in den Bereichen Gesundheit und Sicherheit!

Fazit:

Das Pareto-Prinzip kann bei der korrekten Anwendung dein Leben und Arbeiten effizienter und erfolgreicher zu machen. Deshalb empfehle ich dir diese Potenzial unbedingt zu nutzen.

Wichtig dabei zu berücksichtigen ist jedoch, dass dein Leben und auch dein Business aus mehr als nur theoretische Prinzipien bestehen sollte. Lass unbedingt Platz für dein Bauchgefühl und deine Intuition, denn manchmal entstehen aus spontanen Entscheidungen großartige Ergebnisse.

Vielleicht hilft dir auch hier das Prinzip und zwar folgendermaßen:

Wende in 80 % aller Fälle das Pareto-Prinzip an und bei den restlichen 20 % deiner Entscheidungen berücksichtigst du es einfach nicht.

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